De Werkkostenregeling

Vanaf 2015 is de werkkostenregeling al actief als vervanger voor alle regels van de vergoedingen en verstrekkingen aan het personeel, die door de Belastingdienst waren opgesteld. Maar hoe werkt nu precies de werkkostenregeling en hoe kunt u deze als werkgever handig gebruiken voor uw werknemers.

In het kort stelt de Belastingdienst dat alles wat de werkgever aan de werknemer vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt, loon is. En over loon moet natuurlijk loonheffing worden ingehouden. Met de werkkostenregeling heeft de Belastingdienst een regeling in het leven geroepen waarmee u een deel van het totale fiscale loon (uit tegenwoordige arbeid) mag gebruiken om onbelast aan de werknemers te vergoeden, verstrekken of ter beschikking te stellen. Voor 2024 is dit 1,92% van het fiscale loon tot en met € 400.000,-. Voor het bedrag boven de € 400.000,- is het percentage 1,18%. Het totale onbelaste bedrag binnen de werkkostenregeling wordt de vrije ruimte genoemd. Als het totale bedrag van de vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen meer is geweest, dan betaald u alleen over het meerdere (dus het totale bedrag minus het bedrag van de vrije ruimte) 80% eindheffing. Deze eindheffing wordt dan met de aangifte van de maand februari van het volgende jaar meegenomen.

Nu is het gelukkig zo dat niet alle onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking gestelde zaken direct in de vrije ruimte vallen. Hier zijn nog een aantal uitzonderingen op

• Intermediaire kosten
  Dit zijn kosten die de werknemer in eerste instantie voor de werkgever betaald maar die middels declaratie weer aan de werknemer worden terugbetaald (bijvoorbeeld verzendkosten postpakket, opgehaald printerpapier).
• Gerichte vrijstellingen
  Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan de reiskostenvergoeding tot maximaal € 0,23 per kilometer voor het woon/werk verkeer of het verstrekken van cursussen aan het personeel ter verbetering van kennis en vaardigheden.
• Nihilwaarderingen
  Hierbij moet u denken aan consumpties op de werkplek of bijvoorbeeld ter beschikking gestelde OV-abonnementen aan de werknemers.

Daarnaast heeft de Belastingdienst bepaald dat een aantal zaken altijd loon voor de werknemer zijn en dus niet onder de werkkostenregeling gebracht kunnen worden. Hierbij moet u denken aan de auto van de zaak of loon uit vroegere dienstbetrekking.

Als u de vergoeding, verstrekking of ter beschikkingstelling onder de vrije ruimte wilt laten vallen, dan wijst u dit aan als eindheffingsloon. Dit aanwijzen doet u voordat u de bedragen vergoedt, de zaken verstrekt of ter beschikking stelt. Let wel, alle bedragen die onder de vrije ruimte vallen van de werkkostenregeling zijn inclusief de betaalde BTW.

Vrijwel iedere werkgever met personeel heeft dus wel zaken die onder de werkkostenregeling vallen, zoals bijvoorbeeld het kerstpakket, het personeelsfeest of een fiets van de zaak. Als werkgever zijnde is het wel belangrijk dat je weet welke ruimte je hebt en hoe je hier gebruik van maakt.

Een mooi voorbeeld is een bonus die u het personeel wilt geven aan het einde van het jaar. Stel dat u 5 werknemers heeft en u wilt ze allemaal een bonus geven van € 100,-. In de werkkostenregeling heeft u echter nog maar ruimte voor € 450,-. U kunt er dan voor kiezen om de bonus dus als belast loon te geven. De werknemers betalen hier de loonheffing over, dus ontvangen netto een lager bedrag. Tevens betaald u als werkgever over deze bonus ook nog eens werkgeverslasten. Als we uitgaan van 25% werkgeverslasten, dan kost het u € 125,- extra aan werkgeverslasten. Wordt de bonus aangewezen als eindheffingsloon en netto uitbetaald, dan ontvangt de werknemer dus € 100,- netto. Daarnaast heeft u de vrije ruimte met maar € 50,- overschreden (5 x € 100,- – € 450,-). Over deze overschrijding betaald u dus 80% eindheffing, dus € 40,-. In dit geval heeft u als werkgever dus € 85,- aan kosten bespaart, simpel door het aanwijzen van de bonus als eindheffingsloon en het in de vrije ruimte van de werkkostenregeling te stoppen.

Graag bespreken wij met u de mogelijkheden van de ruimte in de werkkostenregeling binnen uw bedrijf en adviseren wij u zodat u fiscaal vriendelijk gebruik kunt maken van deze regeling in de salarisadministratie.

Het team van Havas staat voor u klaar voor meer ondernemersadvies en of belastingadvies op het gebied van HRM en lonen.